Hoe maak je een jaarverslag op?

Ieder jaar moeten de meeste bedrijven er weer aan geloven: het jaarverslag. Hoewel een jaarverslag vaak wordt beschouwd als een saai document waar geen einde aan lijkt te komen, is dat helemaal niet nodig. Een beetje creativiteit en originaliteit doen namelijk wonderen. Je kunt een jaarverslag juist inzetten als visitekaartje, om de lezers te overtuigen waar jouw bedrijf toe in staat is. In dit artikel zetten we uiteen waarom én op welke manieren het opmaken van een jaarverslag in jouw voordeel kan werken.

Het jaarverslag: wat staat erin?

Een jaarverslag is een overzicht van de gebeurtenissen binnen een bedrijf van het afgelopen jaar. Naast de verplichte financiële verantwoording of jaarrekening, kent het in principe geen vast format. Wel bestaat er een aantal onderdelen dat je vaak in een jaarverslag terugvindt. Denk bijvoorbeeld aan een korte samenvatting van hetgeen in het jaarverslag is opgenomen, een profielschets van de organisatie, de werkmethodes – waaronder missie, visie, strategieën en doelstellingen – en de reeds behaalde successen. Dit kan verschillen per bedrijf en hangt onder andere af van de aanpak rondom de inhoud en vormgeving van het jaarverslag.

Hoe een goed opgemaakt jaarverslag jouw bedrijf helpt

Een omvangrijk document met een ’veilige’ opmaak nodigt niet bepaald uit tot lezen. Wanneer je van de lezers verlangt dat zij jouw jaarverslag van begin tot eind bestuderen én daadwerkelijk weten hun aandacht erbij te houden, is een goede opmaak simpelweg onmisbaar. Waarom? Hieronder hebben we 3 redenen op een rijtje gezet!

1. Er bestaan, zoals benoemd, geen vaste vormgevingseisen. De mogelijkheden zijn dus eindeloos. Je kunt een jaarverslag dan ook prima inzetten als promotiemiddel, met behulp van een unieke en aantrekkelijke vormgeving die past bij jouw bedrijf(svoering).
2. Een jaarverslag moet leesbaar zijn; niemand zit te wachten op een jaarverslag waarin je door de bomen het bos niet meer ziet. Aangezien een jaarverslag veel informatie bevat, is het handig om structuur aan te brengen met behulp van grafische vormgeving. Zo is het niet louter een opsomming van gebeurtenissen waar velen vaak al mee bekend zijn.
3. Nu we het toch over de vorm hebben; de meesten denken bij een jaarverslag aan een papieren document. Dit zien we echter steeds minder terug. Bedrijven en organisaties kiezen er vaker voor om hun jaarverslag digitaal te verspreiden en te experimenteren met de vormgeving. Mede door de ontwikkelingen binnen het digitale landschap en de (terechte) focus op duurzaamheid, wordt het papieren jaarverslag minder populair.

4 uitzonderlijke tips om jouw jaarverslag een boost te geven

• Om te voorkomen dat jouw jaarverslag een wirwar aan geschreven informatie bevat, is het wenselijk om tekst en beeld af te wisselen. Door de informatie te ondersteunen met visuele elementen – zoals afbeeldingen en video’s, maak je het voor de lezer automatisch inzichtelijker, begrijpelijker en leesbaarder.
• Infographics en factsheets. Bepaalde gegevens in jaarverslagen worden vaak als oninteressant beschouwd, hoewel de inhoud hiervan erg belangrijk is. Onoverzichtelijke tabellen, grafieken en opsommingen lijken misschien noodzakelijk, maar je zou het ook eens over een andere boeg kunnen gooien. Heb je al wel eens gebrainstormd over het gebruik van een infographic of factsheet? Deze blijken uitermate geschikt om de boodschap op een duidelijke manier aan de lezer over te brengen, samen te vatten en inzichtelijk te maken.
• Een huisstijl of huisstijlhandboek hanteren bij het opmaken van jouw jaarverslag is vaak een goede en veilige keuze, maar je kunt de focus ook leggen op een specifiek onderdeel van jouw bedrijfsvoering. Op basis daarvan bedenk je vervolgens welke opmaak op de meest constructieve manier bijdraagt aan jouw doelen. Een herhaling van bepaalde elementen ondersteunt zowel de structuur als de doelstellingen binnen jouw jaarverslag.
• Afstemmen op de doelgroep. Stem de inhoud en vorm van jouw jaarverslag af op de beoogde doelgroep. Zijn dit bijvoorbeeld medewerkers, adverteerders of klanten? Welke informatie is voor hen relevant? Zo kun je ervoor kiezen de lezer in het jaarverslag mee te nemen aan de hand van bepaalde leermomenten of successen, óf kun je interviews of reportages gebruiken om jouw organisatie een ‘gezicht’ te geven.

Een passende vormgeving realiseren? Zo doen we dat!

Het opmaken van een jaarverslag vergt de nodige expertise. Om een vormgeving te realiseren die voor de volle 100% past bij jouw bedrijf is een specifieke combinatie van kleuren, stijlen en andere grafische tools nodig. Alleen zo staat de vormgeving in dienst van jouw jaarverslag en is het daarmee een ondersteuner van jouw boodschap. Aangezien dit een hele opgave is, doe je er goed aan om een grafisch vormgever of ontwerper in te schakelen.

Deze zal zich onder andere bezighouden met lettertypes, kleurgebruik, papierformaat, de layout en structuur van het jaarverslag – bijvoorbeeld door alinea’s te verplaatsen, uit te lijnen aan de hand van marges en door gebruik te maken van koppen en titels. Maar ook andere visuele elementen, zoals infographics, diagrammen en foto’s of illustraties mogen natuurlijk niet ontbreken.

Waarom je anno 2022 vooral moet kiezen voor een jaarverslag in digitale vorm

Hoewel er talloze mogelijkheden bestaan om een jaarverslag op te maken, kiezen veel bedrijven jaar op jaar voor een vorm die bijdraagt  aan het stoffige en ouderwetse imago van het jaarverslag. Jammer, want met de juiste opmaak is een jaarverslag in één klap een stuk aantrekkelijker. Wil je het volgend jaar daarom anders aanpakken? Lees dan vooral even verder!

1. Printversie
Dit is de traditionele – of kunnen we inmiddels misschien zeggen verouderde – vorm waarin jaarverslagen doorgaans werden gepresenteerd. Deze vorm kent een belangrijk voordeel; er bestaan namelijk lezers die het fijn vinden om een document in hun handen te houden en erdoorheen te bladeren. Misschien fijn voor de personen die digitaal niet erg vaardig zijn, maar hiermee beperk je wél het bereik van jouw jaarverslag en is het niet bepaald duurzaam. Kijk dus eens verder dan een geprinte versie en ga voor een opmaak die bij jouw bedrijf en bovenal bij deze tijd past!

Een klein intermezzo; de jaarverslagen die volgen zijn gepresenteerd als digitale bestanden en kennen verschillende voordelen die voor elk van deze varianten gelden.

• ze zijn makkelijk te verspreiden via verschillende online kanalen en onder andere te lezen op een laptop, tablet of smartphone;
• de lezer kan makkelijk navigeren tussen de verschillende pagina’s en er bestaat een zoekfunctie, waardoor de lezer snel en gemakkelijk relevante informatie opzoekt;
• het digitale element maakt het mogelijk resultaten te meten en statistieken te analyseren, waaronder het leesgedrag, het aantal kliks en de pagina’s waar het langst bij wordt stilgestaan of waarnaar wordt gezocht. Dit is relevante informatie die ieder bedrijf goed kan gebruiken!

2. Interactieve pdf
   Deze vorm lijkt enorm op het traditionele jaarverslag, maar kent ten opzichte daarvan toch vele andere voordelen. Het is namelijk wat moderner dan de geprinte jaarverslagen, zeker wanneer het interactieve element ervan wordt benut. Er bestaan tevens mogelijkheden om ervoor te zorgen dat je dit jaarverslag kunt downloaden, waarmee het alleen al een verbetering is in het kader van duurzaamheid. Maar er bestaan ook andere opties om jouw jaarverslag écht origineel op te maken.3. Online magazine
   Een jaarverslag opmaken in de vorm van een online magazine is tegenwoordig enorm in trek. Het is namelijk een manier om de inhoud van jouw jaarverslag op een aantrekkelijke manier te presenteren aan de lezer(s) ervan. Dit brengt verscheidene mogelijkheden met zich mee om te bewerkstelligen dat de lezer jouw informatie in zich opneemt en bovenal iets met die informatie doet.
   
   4. Websitestijl
   Voor de bedrijven die nóg een stapje verder willen gaan, bestaat er de mogelijkheid om jouw jaarverslag op te maken in de vorm van een interactieve website. Met een gebalanceerde afwisseling tussen geschreven en visuele content, kunnen de lezers geheel vrij binnen jaarverslag navigeren. Lineair lezen is allang niet meer de norm. Met een jaarverslag in de vorm van een website toon je als bedrijf niet alleen aan dat je meegaat met de tijd en op de hoogte bent van de laatste digitale ontwikkelingen, maar ook dat je waarde hecht aan de informatie in het jaarverslag én tegemoetkomt aan de behoeften van de lezer.Een geheel nieuwe uitstraling in slechts 4 stappen

Bij House of Visual Design kun je natuurlijk terecht voor de opmaak van jaarverslagen. Het proces dat hieraan voorafgaat, hangt in grote mate af van de wensen van de opdrachtgever. Ben je benieuwd naar onze verschillende opdrachten, dan kun je hier onze portfolio bekijken. Om een voorbeeld te geven van de manier waarop we aan de slag gaan, zie je hieronder een vereenvoudigd stappenplan voor de opmaak van zakelijke teksten. Dit plan bestaat uit vier fases:

1. Denkfase: aan de hand van de belangrijkste informatie zoeken we naar de kern van
jouw verhaal. Wat is het doel van de tekst en waar moet de lezer bovenal zijn aandacht op richten? Op basis hiervan bepalen wij waar onze focus ligt.

2. Conceptfase: in deze fase laten we onze creativiteit de vrije loop. Welke middelen kunnen we inzetten om de communicatiedoelen te bereiken? Past onze vormgeving daadwerkelijk binnen jouw eisen en wensen? Uiteraard zijn er controlemomenten en passen we ons concept aan met behulp van jouw opmerkingen en/of verbeterpunten. Ben je helemaal tevreden over de grafische vormgeving? Dan is het tijd voor de implementatie van het definitieve grafische ontwerp.

3. Puntjes op de ‘i’-fase: in deze fase verwerken we de tekst in het definitieve grafische ontwerp. Zijn er vanuit jou nog opmerkingen en/of verbeterpunten met betrekking tot de tekst? Dan mag je deze zelf nog doorvoeren. Dit is ook het moment om eventuele laatste opmerkingen over de vormgeving door te geven. Ben je nu écht 100% tevreden?

4. Eindresultaat: de allerlaatste, definitief goedgekeurde versie sturen we in het juiste formaat naar je op. Je kunt het meteen in de gewenste vorm presenteren aan de lezers!

Meer weten over het opmaken van jaarverslagen?

Bij House of Visual Design staan we altijd open voor het binnenhalen van nieuwe opdrachten. Heb je verdere hulp nodig bij het opmaken van jouw jaarverslag? Aan de hand van onze vijf kernwaarden – toegankelijk, fris, flexibel eigenwijs en assertief – denken we graag met je mee om een opmaak te realiseren die aansluit op jouw (bedrijfs)identiteit! Of heeft dit artikel je nieuwsgierig gemaakt naar de verschillende mogelijkheden die House of Visual Design jou binnen de grafische wereld kan bieden? Daar helpt ons enthousiaste team je natuurlijk graag bij. Neem hier vrijblijvend contact met ons op.